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#!access
#allow(TIMELINE_VIEW)

(zurück zu: [wiki:#modules Hauptseite])
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= Dokumente =

Das Modul Dokumente kann in jeder Organisationseinheit (''Arbeitsgruppe'') aufgeschaltet werden. Wählen Sie in der gewünschten OE das Icon "Bearbeiten".

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Aktivieren Sie dann in der Spalte "Ausgewählte Module" die Checkbox "Dokumente" und geben Sie bei Bedarf einen Optionalen Titel an. 

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Bestätigen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche "Speichern". In dem Navigationsblock "Arbeitsgruppen" wird das Modul unterhalb der Organisationseinheit jetzt sichtbar.

[[Image(2012-09-14_10h16_36.png)]]

'''Anmerkung:''' Eventuell müssen Sie den Inhalt Ihres Webbrowsers neu laden damit das Modul in der Navigation sichtbar wird. Wählen Sie dafür die Taste "F5".

Wählen Sie dann den Link für Ihre Dokumente in der Navigation an.

[[Image(2012-09-14_10h17_08.png)]]

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== Dokument Kategorien ==

Für die spätere Verwaltung (''Strukturierung, Verteilung und Übersicht'') werden Kategorien benötigt. Dokumente müssen sich deshalb immer in mind. einer Kategorie befinden.

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=== Kategorien verwalten ===

Um eine erste Kategorie zu erstellen wählen Sie den Link "Neue Kategorie".

[[Image(2012-09-14_10h28_51.png)]]

Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Raumname sowie eine Beschreibung an und wählen Sie ob die Kategorie sofort aktiv (''Verwendbar'') sein darf. Um den Vorgang zu beenden wählen Sie dann die Schaltfläche "Speichern".

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Nach dem Speichervorgang wird der soeben erstellte Kategorie in der Liste der Übersichtsseite aufgeführt.

[[Image(2012-09-14_10h31_54.png)]]

Nach dem Erstellen der ersten Kategorie steht der Link "Neue Kategorie" nicht mehr zur Verfühgung! Weitere Kategorien werden dann innerhalb der Kategoriestruktur (''Spalte Neue Kategorien'') erstellt.

[[Image(2012-09-14_10h56_36.png)]]

 * vor: die neue Kategorie auf gleicher Ebene oberhalb dieser Kategorie erstellt
 * nach: die neue Kategorie auf gleicher Ebene direkt unter dieser Kategorie erstellt
 * unterhalb: Unterhalb der aktuell gewählten Kategorie wird eine weitere Kategorie angelegt

Über die Links (''Bearbeiten und Löschen'') in der Spalte "Aktionen" ist es jederzeit möglich Änderungen zu tätigen oder die komplette Kategorie zu Löschen.

[[Image(2012-09-14_10h57_10.png)]]

== Dokumente, Medien und Hyperlinks ==

Nach dem Anlegen der ersten Kategorie ist es möglich diese mit weiteren Informationen zu befüllen. Diese Informationen können Dokumente (''*.pdf, *.doc, etc.'') sowie Medien (''Verknüpfung zu YouTube'') oder direkte Verlinkungen zu anderen Informationsquellen im Internet sein.

=== Dokumente verwalten ===

Wählen Sie erstellen einer neuen Informationsquelle den Hyperlink "neues Dokument hochladen" an.

[[Image(2012-09-14_11h04_38.png)]]

Um Dokumente direkt auf Knowledgeplus zur Verfügung zu stellen, wählen Sie im Feld "Datei" das lokale Dokument und geben eine "Beschreibung" an.

[[Image(2012-09-14_11h12_00.png)]]

'''Anmerkung:''' Soll das Dokument nur in einen bestimmten Zeitraum sichtbar sein, können Sie diesem mit den jeweiligen Angaben (''Aufschalten vom: und oder Aufschalten bis:'') bestimmen. Die Syntax für die Datumsangabe lautet dd.mm.YYYY (''Bsp: 27.11.2014'').

Nach dem Speichern steht das Dokument, mit allen wichtigen Informationen, innerhalb der Kategorie zu Verfügung. Über die Icons (''Bearbeiten und Löschen'') in der Spalte "Aktionen" ist es jederzeit möglich Änderungen zu tätigen oder das Dokument zu Löschen.

[[Image(2012-09-14_11h18_16.png)]]

Für die Einbindung externer Informationsquellen wählen Sie den Hyperlink "neues Dokument hochladen". Diesmal geben Sie nicht die Datei sondern den Hyperlink an und eine kurze Beschreibung. Bestätigen Sie dann den Vorgang mit "Speichern".

[[Image(2012-09-14_11h23_57.png)]]

'''Anmerkung:''' Sie können bestimmte Gruppen über das Anlegen neuer Dokumente informieren! Wählen Sie dafür die jeweiligen Checkboxen, vor dem Speichern, an. Weitere Hinweise dazu finden Sie unter [wiki:Dokumentmail "Mailbenachrichtigung"].

[[Image(2012-09-14_11h28_00.png)]]

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== weitere Informationen ==

* [wiki:KKDok_10510 "Dokumente hochladen"]
* [wiki:sharing_DOK "Verteilung Dokumente"]
* [wiki:KKDok_10070 Struktur-Verteilung]
* [wiki:KKDok_10580 "Separate Dokumentverteilung"]
* [wiki:KKDok_10570 Ein einzelnes Dokument verteilen]

(zurück zu: [wiki:#modules Hauptseite])

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