Weil nicht nur die Dokumente, sondern auch die ganze Kategoriestruktur verteilt werden können, muss die Struktur nur im Master angelegt werden.

Der Aufbau der Dokumentkategorien sollte vorerst gut überlegt werden. Am besten wird eine einheitliche Struktur vorgegeben.

Begeben Sie sich im Master zum Modul Dokumente. Wählen Sie "Neue Kategorie anlegen". (Dieser Link ist nur vorhanden, wenn noch keine Kategorien erfasst worden sind.) Sind bereits Kategorien vorhanden, so wählen Sie mittels "vor", "nach" oder "unterhalb", wohin die neue Kategorie platziert werden soll.

"vor" oder "nach" Wählen Sie dies, so wird die neue Kategorie auf gleicher Ebene oberhalb oder direkt unter dieser Kategorie erstellt.

"unterhalb" Diese Kategorie wird eine Ebene tiefer erstellt.

Im Formular geben Sie bitte einen Namen und eine Beschreibung für die neue Kategorie an.

Sie haben die Möglichkeit, eine Kategorie auf inaktiv zu setzen oder für die Verwendung mittels "aktiv" zuzulassen. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn eine Kategorie gefüllt ist und am Inhalt der Kategorie keine Änderungen mehr vorgenommen werden sollen. Die Dokumente einer Kategorie können bei einer Sperrung noch gelesen, aber nicht mehr gelöscht werden.

Anmerkung: Kategorien sind nur editierbar, wenn Sie in dieser OE erstellt wurden. Die Kategorien können somit nur im "Master" geändert oder gelöscht werden. Sofern der Benutzer/die Benutzerin das entsprechende Recht hat, wird die Quelle der Kategorie angezeigt. Er/sie sieht somit in jeder Organisationseinheit, von wo die Kategorien verteilt wurden. Andernfalls fehlt diese Information. Dass es sich um eine Fremdkategorie handelt, ist auch daran ersichtlich, dass die Symbole für das Editieren und das Löschen fehlen.