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Kursplanung Vorbereitung

Unter der Berücksichtigung von freien Räumlichkeiten, erstellt OdAOrg automatisch einen Kursplan. Da für dieses Verfahren viele Daten aus dem System abgeglichen werden müssen, ist für diese Funktion ein vollständiger Datensatz von besonderer Wichtigkeit. Daten die nicht vorhanden sind, weil sie vorgängig nicht eingetragen wurden, können vom System nicht berücksichtigt werden. Aus diesem Grund schlagen wir den nachfolgenden Ablauf als Leitfaden vor.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass in der folgenden Beschreibung die Begriffe Klassen und Gruppen nicht gleichbedeutend sind.

-Klassen: Mit diesem Begriff sind die Schulklassen der Berufsschule/Fachhochschule etc. gemeint.
-Gruppen: Mit diesem Begriff sind die Gruppen gemeint welche für die Durchführung der ÜKs gebildet werden.

1. Schritt: Feiertage anpassen

Da die Kursplanung auch die Feiertage berücksichtigt, muss vorgängig sichergestellt werden, dass die Feiertage für das folgende Jahr auch tatsächlich nachgetragen sind. Hierfür gehen Sie bitte wie folgt vor.

Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Stammdaten" und anschliessend "Feiertage". Überprüfen Sie nun in der aufgelisteten Tabelle, ob alle Feiertage erfasst sind. Wenn Sie einen neuen Feiertag eintragen möchten, finden Sie die dazugehörige Anleitung hier.

2. Schritt: Neue Schulklassen erfassen

Um die neuen Schulklassen zu erfassen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Verwaltung" und anschliessend "Schulen". Klicken Sie bei der gewünschten Schule auf das Symbol "Klassen".

Sie sehen nun eine Auflistung mit allen bereits bestehenden Klassen der entsprechenden Schule. Um eine neue Klasse zu erfassen, betätigen Sie bitte den Button "Neuer Eintrag".

Geben Sie der Klasse bitte einen Aussagekräftigen Namen und legen Sie das Ausbildungsjahr fest (da wir eine neue Klasse erstellen, wird es sich wahrscheinlich um das 1. Ausbildungsjahr handeln). Unter „Schultage“ und „Schultage zur Planung“ können Sie festlegen, an welchen Tagen die Klasse Unterricht haben wird. Die „Schultage“ bestimmen, an welchen Tagen die Klasse zum aktuellen Zeitpunkt Schule hat und die „Schultage zur Planung“ legen fest, an welchen Tage für die Planung berücksichtigt werden soll. Achten Sie bitte darauf, dass bei einer neu zu erstellenden Klasse die beiden Bereiche immer gleich sein müssen. Der Eintrag bei "Schultage" und derjenige bei "Schultage zur Planung" müssen demnach identisch sein. Bitte beenden Sie den Vorgang mit der Betätigung des Speichern-Buttons.

3. Schritt: Schultage der Klassen anpassen

Da davon ausgegangen werden muss, dass bestehende Schulklassen im neuen Planungsjahr an einem anderen Wochentag Berufsschulunterricht haben werden, muss dies vor der Planung berücksichtigt werden. Um die Schultage des nächsten Planungsjahres festzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Verwaltung" und anschliessend "Schulen". Bei der gewünschten Schule klicken Sie bitte auf das Symbol "Klassen".

Sie sehen nun eine Auflistung aller eingetragenen Schulklassen. Der Spalte "Schultage" können Sie entnehmen, an welchen Tagen die entsprechende Klasse Schulunterricht hat. Die Spalte "Schultage zur Planung" richtet sich an die neu zu erstellende Planung. Somit muss in dieser Spalte derjenige Schultag eingetragen werden, welcher der entsprechenden Klasse im nächsten Jahr zugeteilt wird. Daraus lässt sich schliessen, dass alle Klassen über je zwei Schultage verfügen. Einer der das aktuelle Planungsjahr betrifft und einer der für die zukünftige Planung relevant ist.
Um den "Schultag zur Planung" nachzutragen, klicken Sie bei der gewünschten Klasse auf das Bearbeiten-Symbol.

Tragen Sie nun im Bereich "Schultage zur Planung" denjenigen Wochentag ein der für die neu zu erstellende Planung berücksichtigt werden soll (in unserem Fall der Freitag). Wenn Sie den Eintrag vorgenommen haben, beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf den Speichern-Button. Bitte wiederholen Sie den Vorgang für alle Klassen.

Bemerkung: Wenn Sie eine Änderung der Schultage bei den Klassen (wie oben beschrieben) vornehmen, so sollte die getätigte Anpassung automatisch auch bei den Gruppen geschehen. Da für die Planung die Gruppen relevant sind, ist eine Überprüfung der Schultage bei den Gruppen von äusserster Wichtigkeit. Bitte überprüfen Sie desshalb vor jeder Planung, ob sowohl die Klassen (wie oben beschrieben) als auch die Gruppen über jeweils zwei Schultage verfügen.

Um die Schultage bei den Gruppen zu überprüfen, wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Stammdaten" und anschliessend "Kursverwaltung". Klicken Sie nun beim gewünschten Bildungsgang auf den Link "Gruppen".

Wenn Sie bei jeder Gruppe sowohl in der Spalte "Schultage" als auch in der Spalte "Schultage zur Planung" einen Eintrag haben, können Sie zum nächsten Schritt weitergehen. Sollten Sie Lücken haben oder falsche Schultage angezeigt werden, begeben Sie sich bitte erneut zu den Klassen und passen die Schultage an.

4. Schritt: Neuer Gruppenjahrgang erfassen

Gruppen des 1. Lehrjahres müssen jeweils im System erfasst werden, damit sie provisorisch geplant werden können. Da die Raumplanung in der Regel durchgeführt wird bevor überhaupt bekannt ist an welchen Tagen die Gruppen ihren Schultag haben werden, ist es sinnvoll, die Anzahl der Gruppen auf mehrere Tage zu verteilen. Um die Anzahl der Gruppen und deren Schultage bestmöglich einschätzen zu können macht es Sinn, sich an den austretenden Gruppen zu orientieren. So wird im Regelfall eine Gruppe die im Sommer ihre Schulzeit beendet hat durch eine neue Gruppe ersetzt. Unter der Voraussetzung, dass auch die Berufsschule eine Raumplanung vornehmen muss und nicht über unbegrenzte Kapazitäten verfügt, darf davon ausgegangen werden, dass die Schultage der austretenden Gruppen mit den neu eintretenden einhergehen wird. An welchen Tagen die austretende Gruppe ihre Schultage hat, können Sie folgendermassen herausfinden.

Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Stammdaten" und anschliessend "Kursverwaltung". Beim gewünschten Bildungsgang klicken Sie bitte auf den Link "Gruppen".

Indem Sie den Pfeil neben dem Titel "Gruppen" betätigen, werden diese nach deren Jahrgänge sortiert. Suchen Sie nun den Jahrgang der im Sommer die Schulzeit beenden wird. Wenn wir uns beispielsweise im Jahr 2013 befinden, dann werden alle Gruppen mit der Endung "13" im Sommer Enden. Bei einer solchen Gruppe können Sie nun unter dem Titel "Schultage" erkennen, an welchen Tagen die Gruppe Schulunterricht hat. Wie oben erwähnt empfehlen wir diesen Tag den neuen Gruppen des selben Bildungsganges zuzuordnen. Da in der Regel auch die Anzahl der Gruppen gleich bleibt ist es zu empfehlen, nicht nur die Schultage, sondern auch gleich die Anzahl der Gruppen zu übernehmen. Beenden demnach im Sommer 8 Gruppen ihre Schulzeit, so sollten sinnvollerweise auch wieder 8 neue Gruppen gebildet werden.

Um nun die neuen Gruppen für den neu eintretenden Jahrgang zu erstellen, klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Eintrag". Im Feld "Gruppe" wählen Sie bitte den Namen der neuen Gruppe. Es ist darauf hinzuweisen, dass eine gleichartige Namensführung sinnvoll ist. Am besten orientieren Sie sich bei der Namensgebung an den bereits bestehenden Gruppennamen. Im Beispiel bildet die Lehrzeit den Namen (13-16). Im Feld "Start-Suffix" tragen Sie bitte einen Buchstaben oder eine Zahl ein die entsprechend der Gruppenzahl fortlaufend weitergeführt werden kann. Somit ist es beispielsweise möglich acht Gruppen desselben Jahrganges zu erstellen die sich allerdings durch ein Suffix abgrenzen lassen. Im Feld "Anzahl" geben Sie bitte an wieviele Gruppen erstellt werden sollen. Alle Gruppennamen werden Ihnen schlussendlich im unteren Feld "Entstehende Gruppen" aufgelistet. Bitte beachten Sie, dass bei der Erstellung neuer Gruppen bei "Schultage" und "Schultage zur Planung" jeweils die gleichen Wochentage eingetragen sein müssen (eine genauere Beschreibung hierzu finden Sie im 2. Schritt) unter Im Feld "TN max." tragen Sie bitte ein, wieviele Teilnehmer eine einzelne Gruppe maximal haben darf.

Bemerkung:
Wie bereits oben erwähnt wurde kann es sinnvoll sein die Gesamtzahl der Gruppen aufzuteilen. Im Beispiel werden 8 neue Gruppen (13-16) gebildet. Da wir (zu Anschauungszwecken) davon ausgehen, dass die ersten 4 Gruppen an einem Montag Unterricht haben und die letzten vier an einem Freitag, werden sie entsprechend aufgesplittet. Wir bilden also zweimal 4 Gruppen.
Weiter beachten Sie bitte, dass das Suffix entsprechend der Splittung angepasst werden muss. Angenommen wir möchten total 8 Gruppen erstellen und beginnen mit dem Suffix "A", so ergäbe dies die Gruppen "13-16 A" bis "13-16 H". Da wir auch bei einer Splittung keine doppelten Gruppen haben möchten, sondern wie im vorgängigen Satz die Gruppen "13-16 A" bis "13-16 H", muss das Start-Suffix entsprechend angepasst werden. Bei zwei Gruppen startet das erste Suffix bei "A" und bei der zweiten Gruppe startet es bei "E" (siehe Screenshot).

Nachdem Sie die Gruppen erstellt haben, müssen Sie noch bestimmen, welche Kurse eine solche Gruppe zu besuchen hat. Hierfür klicken Sie bei der entsprechenden Gruppe auf das Bearbeiten-Symbol und betätigen auf der folgenden Seite den Speicherbutton.

Sie sehen nun eine Auflistung aller zur Verfügung stehender Kurse. Wählen Sie nun diejenigen Kurse aus, die von der Gruppe besucht werden muss. Wenn die Gruppe alle Kurse besuchen soll, klicken Sie bitte das rosa eingefärbte Viereck an. Um den Vorgang zu beenden, betätigen Sie bitte den Button "Durchführungen erfassen".

5. Schritt: Kursthemen den Räumen zuordnen

Da nicht alle Räume geeignet sind einen bestimmten Kurs durchzuführen (ev. wird ein Lavabo, ein Bett oder eine spezielle Unterlage benötigt), muss vorgängig sichergestellt werden, dass jedem Thema die möglichen Räume zur Durchführung zugewiesen wurden. Um dem Thema die Räume zuzuweisen gehen Sie bitte wie folgt vor. Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Stammdaten" und anschliessend "Kursverwaltung". Klicken Sie beim gewünschten Bildungsgang auf "Kursvorlagen" und anschlissend auf "Kursthemen".

Sie sehen nun alle Themen aufgelistet, die dem entsprechenden Kurs zugewiesen sind. Um einem Thema die Räume zuzuordnen, klicken Sie bitte auf "Raumzuteilung". Um die Zuteilung vorzunehmen, betätigen Sie den Button "Raumzuteilung vornehmen" und wählen die gewünschten Räumlichkeiten aus. Bitte beachten Sie, dass durch einen Klick auf den Button "Zuteilung" automatisch auch eine Speicherung vorgenommen wird. Es ist demnach ausreichend, wenn Sie nach vollendeter Kontrolle den Zurück-Button am unteren Ende der Seite betätigen.

Nachdem Sie alle relevanten Daten erfasst haben, können Sie die automatische Kursplanung durchführen

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