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Neue Funktion erstellen

Um eine neue Funktion einzutragen gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt "Verwaltung" und anschliessend "Adressverwaltung". Klicken Sie nun im Feld "Personen" auf das Dreieck neben dem Button "Neuer Eintrag" und dann auf den Link "Funktionen". Sie sehen nun eine Auflistung mit allen bereits erstellten Funktionen. Um eine neue Funktion zu erstellen klicken Sie auf den Button "Neuer Eintrag" und füllen die nachfolgenden Felder aus.

Funktion

Geben Sie in diesem Feld einen aussagekräftigen Namen für die Funktion ein.

Zugehörige Benutzerrolle

Wenn die Funktion auch ein Login für die Homepage erhalten soll, müssen Sie der Funktion eine Benutzerrolle zuweisen. Die Rolle entscheidet über die Rechte, die eine Funktion ausüben kann (bspw. Dateneinsicht, Anpassung von Daten, löschen von Daten, usw.). Wenn die Funktion lediglich zur Datensammlung erfasst wird (bspw. Gönner/in, Spender/in), kann dieses Feld leer gelassen werden.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass eine Rolle auch mehreren Funktionen zugeordnet werden kann. Dies dient dazu, dass Funktionen mit unterschiedlichen Bezeichnungen, trotzdem die selben Rechte haben können.

Als Beispiel:

• Funktion "Studierende" mit der Rolle "Lernende"
• Funktion "Lernende" mit der Rolle "Lernende"
• Funktion "Teilnehmende" mit der Rolle "Lernende"

Typ

Geben Sie an, ob es sich bei der Funktion um eine Person, eine Firma oder um beides handelt.

Hat eine Verbindung zu einer Firma

Klicken Sie auf "Ja", wenn die Funktion eine Verbindung zu einer Firma hat. Wenn Sie hier "Ja" wählen, dann führt dies zu folgendem: Wenn Sie einer Firma eine Funktion zuordnen möchten, dann erscheinen in der Auswahlliste all jene Funktionen, die hier ein "Ja" haben. Die besagte Auswahlliste finden Sie, bei der Detailansicht einer Firma in der Box "Funkionszuordnungen". Wenn Sie bei dieser Box auf das Plus-Symbol in der rechten Ecke klicken, erscheint die besagte Liste.

Transfer der Adressdaten zu Abacus

Wenn Sie eine Schnittstelle zu Abacus haben, können Sie hier angeben, ob die Daten direkt übertragen werden sollen. Damit wird sichergestellt, dass Abacus über die aktuellen Adressangaben verfügt welche in OdAOrg erfasst sind. Bitte beachten Sie, dass Sie ein "Ja" nur denjenigen Funktionen geben, welche für Abacus auch wirklich relevant sind. Es ist beispielsweise sinnvoll, dass die Adressen der Lehrbetriebe übermittelt werden. Die Adressen der Lernenden allerdings müssen in der Regel nicht übermittelt werden weil sie persönlich keine Rechnungen zu begleichen haben und auch keine Auszahlung erwarten dürfen.

Abhängigkeitsdatei

Bei diesem Feld wird bestimmt, ob die Funktion mit bestimmten Abhängigkeiten in Verbindung steht. Das ist in der Regel nur nur bei den Usern der Fall, die unterrichten werden. Die Dozenten werden Kursen zugeteilt welche sie theoretisch durchführen können (Stammdaten -> Kursverwaltung -> Kursvorlagen -> Kursthemen -> ÜK-BB-Kompetenz). Wenn Sie beispielsweise einen Dozenten löschen möchten, dieser aber noch einem Kurs zugeteilt ist, so würde die Gefahr bestehen, dass am Ende ein Kurs geplant ist der keinen Dozenten mehr hat, weil dieser eben gelöscht wurde. Mit diesem Feld können Sie das verhindern. Es führt nämlich dazu, dass Ihnen bei der Löschung automatisch angezeigt wird, wenn der Dozent noch irgendwo zugeteilt ist.

Bemerkung:
Bitte beachten Sie, dass sich dieses Feld auf die Rolle bezieht. Demnach sollten Sie das Feld bei allen Personen, welche Unterricht geben werden anwählen.

Status

Eine Funktion muss den Status "Aktiv" haben, damit sie auch tatsächlich einem/r Benutzer/in zugeordnet werden kann. Inaktive Funktionen werden in der Liste der Funktionen zwar weiterhin angezeigt, einer Person können sie allerdings nicht mehr zugewiesen werden.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass ein inaktiver Status nicht mit der Löschung einer Funktion gleichgesetzt werden darf. Wird ein Status auf "Inaktiv" gesetzt, bleibt die Funktion weiterhin bestehen. Sie erscheint Ihnen jedoch nicht mehr in der Liste der Funktionen und kann somit keinem Benutzer mehr zugeteilt werden.

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