Vorbereitung der Kursplanung

Unter der Berücksichtigung von freien Räumlichkeiten, erstellt OdAOrg automatisch einen Kursplan. Da für dieses Verfahren viele Daten aus dem System abgeglichen werden müssen, ist für diese Funktion ein vollständiger Datensatz von besonderer Wichtigkeit. Daten die nicht vorhanden sind, weil sie vorgängig nicht eingetragen wurden, können vom System nicht berücksichtigt werden. Aus diesem Grund schlagen wir den nachfolgenden Ablauf als Leitfaden vor.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass in der folgenden Beschreibung die Begriffe Klassen und Gruppen nicht gleichbedeutend sind.

-Klassen: Mit diesem Begriff sind die Schulklassen der Berufsschule/Fachhochschule etc. gemeint.
-Gruppen: Mit diesem Begriff sind die Gruppen gemeint welche für die Durchführung der ÜKs gebildet werden.

Bemerkung zur NHB:
Bitte beachten Sie, dass die Planung bei der NHB an den Namen angeknüpft ist. Demnach muss die Namensgebung beibehalten werden, ansonsten funktioniert die Planung nicht mehr.

1. Schritt: Feiertage anpassen

Da die Kursplanung auch die Feiertage berücksichtigt, muss vorgängig sichergestellt werden, dass die Feiertage für die folgende Planungsperiode auch tatsächlich nachgetragen sind.

Um zu den Feiertagen zu gelangen, wählen Sie [Stammdaten > Feiertage]. Überprüfen Sie nun in der aufgelisteten Tabelle, ob alle Feiertage erfasst sind.

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

2. Schritt: Neue Schulklassen erfassen

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass alle Feiertage richtig eingetragen sind, können Sie mit der Erfassung der neuen Schulklassen beginnen.

Um zu den Schulklassen zu gelangen, wählen Sie [Verwaltung > Schulen]. Klicken Sie bei der gewünschten Schule auf das Symbol "Klassen".

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

3. Schritt: Schultage der bestehenden Klassen anpassen

Da davon ausgegangen werden muss, dass bestehende Schulklassen in der neuen Planungsperiode an einem anderen Wochentag Berufsschulunterricht haben werden, muss dies vor der Planungsdurchführung berücksichtigt werden. Hierzu müssen die Schultage für die folgende Periode festgelegt werden.

Um zu den Schulklassen zu gelangen, wählen [Verwaltung > Schulen > Klassen]. Sie sehen nun eine Auflistung aller eingetragenen Schulklassen. Der Spalte "Schultage" können Sie entnehmen, an welchen Tagen die entsprechende Klasse Schulunterricht hat. Die Spalte "Schultage zur Planung" richtet sich an die neu zu erstellende Planungsperiode. Somit muss in dieser Spalte derjenige Schultag eingetragen werden, welcher der entsprechenden Klasse in der nächsten Planungsperiode zugeteilt wird. Daraus lässt sich schliessen, dass alle Klassen über je zwei Schultage verfügen müssen. Einer der das aktuelle Planungsjahr betrifft und einer der für die zukünftige Planung relevant ist.

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

4. Schritt: Schultage bei den Gruppen überprüfen:

Wenn Sie eine Änderung der Schultage bei den Klassen vornehmen, so wird die getätigte Anpassung automatisch auch bei den Gruppen geschehen. Da für die Planung die Gruppen relevant sind, ist eine Überprüfung der Schultage bei den Gruppen von äusserster Wichtigkeit. Bitte überprüfen Sie deshalb vor jeder Planung, ob sowohl die Klassen als auch die Gruppen über jeweils zwei Schultage verfügen. Wenn Sie bei jeder Gruppe sowohl in der Spalte "Schultage" als auch in der Spalte "Schultage zur Planung" einen Eintrag haben, können Sie zum nächsten Schritt weitergehen. Sollten Sie Lücken haben oder falsche Schultage angezeigt werden, begeben Sie sich bitte erneut zu den Klassen und passen die Schultage an.

Um zu den Gruppen zu gelangen, wählen Sie [Stammdaten > Kursverwaltung > Gruppen].

5. Schritt: Neuer Gruppenjahrgang erfassen

Gruppen des 1. Lehrjahres müssen jeweils im System erfasst werden, damit sie provisorisch geplant werden können. Da die Raumplanung in der Regel durchgeführt wird, bevor überhaupt bekannt ist an welchen Tagen die Gruppen ihren Schultag haben werden, ist es sinnvoll, die Anzahl der Gruppen auf mehrere Tage zu verteilen. Um die Anzahl der Gruppen und deren Schultage bestmöglich einschätzen zu können macht es Sinn, sich an den austretenden Gruppen zu orientieren. So wird im Regelfall eine Gruppe die im Sommer ihre Schulzeit beendet hat durch eine neue Gruppe ersetzt.

Um die neuen Gruppen zu erstellen, wählen Sie [Stammdaten > Kursverwaltung > Gruppen > Neuer Eintrag].

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

Nachdem Sie die Gruppen erstellt haben, müssen Sie noch bestimmen, welche Kurse eine solche Gruppe zu besuchen hat. Hierfür klicken Sie bei der entsprechenden Gruppe auf das Bearbeiten-Symbol und betätigen auf der folgenden Seite den Speicherbutton.

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

6. Schritt: Kursthemen den Räumen zuordnen

Da nicht alle Räume geeignet sind einen bestimmten Kurs durchzuführen (ev. bestehen bestimmte Anforderungen an das Equipment eines Raumes), muss vorgängig sichergestellt werden, dass jedem Thema die möglichen Räume zur Durchführung zugewiesen wurden. Um dem Thema die Räume zuzuweisen, wählen Sie [Stammdaten > Kursverwaltung > Kursvorlagen > Kursthemen > Raumzuteilung > Raumzuteilung vornehmen].

Die Beschreibung zu den einzelnen Feldern finden Sie hier.

Nachdem Sie alle relevanten Daten erfasst haben, können Sie die automatische Kursplanung durchführen