Zurück zur Startseite

---

Pendenzen: Kategorien erstellen

Über OdAOrg können sie ausgewählten Personen eine Pendenz zuteilen. Hierfür müssen Sie zuerst die Kategorien definieren. Um eine neue Kategorie zu definieren, klicken Sie in der Navigation auf "Stammdaten" und anschliessend "Pendenzkategorien. Sie sehen nun eine Auflistung mit allen bereits vorhandenen Pendenzkategorien. Wenn Sie eine vorhandene Kategorie bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie bitte auf das entsprechende Symbol in der Aktionsleiste. Um eine neue Kategorie zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Eintrag".

Geben Sie der Kategorie im Feld "Titel" einen aussagekräftigen Namen. Anschliessend wählen Sie diejenige Rolle aus, die in der Regel für diese Art von Pendenzen zuständig ist (bspw. Sekretariat). Die hier ausgewählte Rolle ist bei der späteren Erfassung neuer Pendenzen bereits vorselektioniert, kann aber immernoch abgeändert werden. Bei der "Sortierung", handelt es sich um eine vortlaufende Nummer der Pendenzkategorien. Den Vorgang beenden Sie, indem Sie den Speichern-Button betätigen.

Pendenzen erfassen

Um eine Pendenz zu erfassen, begeben Sie sich bitte zur Detailansicht derjenigen Person, welche die Pendenz betrifft. Wenn Sie beispielsweise ein Telefonat mit einer zuweisenden Kontaktperson in Auftrag geben möchten, indem es um Informationen bezüglich einer teilnehmenden Person geht, dann müssen Sie die Detailansicht der teilnehmenden Person aufrufen.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass das Pendenzen-Tool nur zur Anwendung gelangt, wenn es auch tatsächlich um Aufgaben geht, die Teil des Entwicklungsprozesses eines/r Teilnehmer/in sind. Aufträge die zum alltäglich Arbeitsablauf gehören (bspw. Briefkasten leeren etc.) sollten nicht über dieses Tool abgewickelt werden.

In der Detailansicht begeben Sie sich bitte zur Box Pendenzen und betätigen das Symbol "Neuer-Eintrag".

Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und geben Sie der Pendenz eine Bezeichnung. Im Feld "Beschreibung", beschreiben Sie bitte den auszuführenden Auftrag. Das Feld "Verantwortliche Gruppe" entspricht der Zuständigen Rolle die Sie bei der Erstellung neuer Kategorien hinterlegt haben (siehe oben). Alle dieser Gruppe angehörenden User werden später die Pendenz auf ihrere Startseite sehen und die Möglichkeit haben, die offenen Pendenz anzunehmen und zu erledigen. Wenn Sie die Gruppe ändern möchten, können Sie dies hier tun. Wenn Sie möchten, können Sie eine Verantwortliche Person eintragen. Inm Feld Termin können Sie bestimmen, bis wann die Pendenz erledigt sein muss. Wenn Sie möchten, dass die Pendenz nach Erledigung in die History eingetragen wird, setzen Sie beim Kästchen ein Häckchen. Beim Status können Sie definieren, in welcher Phase sich die Pendenz befindet. Bei einer Neueintragung ist jeweils der Status "offen" voreingestellt.

Nachdem Sie eine Pendenz erfasst haben, können Sie die erfasste Pendenz in der Detailansicht der betroffenen Person in der Box "Pendenzen" sehen. Sie als Verfasser der Pendenz können diese in Ihrer eigenen Box sehen. Wenn es sich bei der Pendenz wie oben um eine Aufgabe handelt die zwar eine/n Teilnehmer/in betrifft aber von einer anderen Instanz (Bsp. Sekretariat) ausgeführt werden soll, dann erscheint die Pendenz natürlich auch bei dem Personenkreis, der die Pendenz erledigen soll.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass eine erfasste Pendenz drei Farbtöne annehmen kann. Weiss sind alle Pendenzen, die in der Zukunft erledigt werden müssen. Gelb sind diejenigen, die am aktuellen Tag erledigt werden müssen. Rot wird eine Pendenz, die eigentlich bereits hätte erledigt werden müssen.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass das Recht mit der NR. 2018001 (IVAdresse) definiert, ob ein User alle Pendenzen sehen kann oder nicht. Wenn also das Recht gesetzt ist, kann der User alle Pendenzen sehen die ihn betreffen. Ist das Recht nicht gesetzt, sieht er nur Pendenzen, die er selber zu erledigen hat.

Pendenz übernehmen und bearbeiten

Wenn Sie den Status einer Pendenz anpassen möchten, klicken Sie bitte auf das Bearbeiten-Symbol bei der entsprechenden Pendenz und ändern Sie den Status. Falls Sie den Status auf erledigt oder geschlossen setzten möchten, öffnet sich oberhalb der Statuswahl ein Fenster mit dem Titel Vermerk. In dieses Feld müssen Sie zwingendermassen einen Kommentar eintragen. Wenn Sie "erledigt" oder "geschlossen" ausgewählt und gespeichert haben, verschwindet die Pendenz automatisch aus der Pendenzenliste.

Wenn Sie eine Ihnen zugewiesene Pendenz annehmen möchten, dann klicken Sie bitte zweimal nach einander auf das Symbol "Pendenz übernehmen".

Archiv

Änderungen von Pendenzen die Sie selber ausführen müssen oder solche, die Sie in Auftrag gegeben haben, werden im Archiv gespeichert. Sobald der Status einer Pendenz abgeändert wird, wird die Anpassung im Archiv festgehalten. Zu Ihrem Archiv gelangen Sie durch Klicken auf das Archiv-Symbol.

Pendenzen die geschlosse wurden oder erledigt sind, werden grau angezeigt. Im Statusfenster können Sie den aktuellen Status einer Pendenz nachverfolgen. Zudem wird Ihnen angezeigt, wer den jeweiligen Statuswechsel vorgenommen hat.

---

Zurück zur Startseite