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Pendenzen: Kategorien erstellen

Über OdAOrg können sie ausgewählten Personen eine Pendenz zuteilen. Hierfür müssen Sie zuerst die Kategorien definieren. Um eine neue Kategorie zu definieren, klicken Sie in der Navigation auf "Stammdaten" und anschliessend "Pendenzkategorien. Sie sehen nun eine Auflistung mit allen bereits vorhandenen Pendenzkategorien. Wenn Sie eine vorhandene Kategorie bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie bitte auf das entsprechende Symbol in der Aktionsleiste. Um eine neue Kategorie zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Eintrag".

Geben Sie der Kategorie im Feld "Titel" einen aussagekräftigen Namen. Anschliessend wählen Sie diejenige Rolle aus, die in der Regel für diese Art von Pendenzen zuständig ist (bspw. Administration). Die hier ausgewählte Rolle ist bei der späteren Erfassung neuer Pendenzen bereits vorselektioniert (kann aber immernoch geändert werden). Bei der "Sortierung", handelt es sich um eine vortlaufende Nummer der Pendenzkategorien. Den Vorgang beenden Sie, indem Sie den Speichern-Button betätigen.

Pendenzen erfassen

Um eine Pendenz zu erfassen, begeben Sie sich bitte zur Detailansicht derjenigen Person, welche die Pendenz betrifft. Wenn Sie beispielsweise ein Telefonat mit einer bildungsverantwortlichen Person in Auftrag geben möchten, indem es um Informationen bezüglich einer teilnehmenden Person geht, dann müssen Sie die Detailansicht der teilnehmenden Person aufrufen.

Gehen Sie zur Box Pendenzen und betätigen Sie das Symbol "Neuer-Eintrag".

Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und geben Sie der Pendenz eine Bezeichnung. In der Box "Beschreibung", beschreiben Sie bitte den auszuführenden Auftrag. Die Box "Verantwortliche Gruppe" entspricht der Zuständigen Rolle die Sie bei der Erstellung neuer Kategorien hinterlegt haben (siehe oben). Wenn Sie die Gruppe ändern möchten, können Sie dies hier tun. Bitte tragen Sie für die Pendenz eine Verantwortliche Person ein. In der Box Termin können Sie bestimmen, bis wann die Pendenz erledigt sein muss. Wenn Sie möchten, dass die Pendenz nach Erledigung in die History eingetragen wird, setzen Sie beim Kästchen ein Häckchen. Beim Status können Sie defieren, in welcher Phase sich die Pendenz befindet. Bei einer Neueintragung ist jeweils der Status "offen" voreingestellt.

Nachdem Sie den Eintrag beendet haben, erscheint er sowohl bei der Person um die es bei der Pendenz geht, als auch bei der als verantwortlich ausgewählten Person. Die Pendenzen werden in drei verschiedenen Farben angezeigt. Weisse Pendenzen sind solche, deren Termin noch in der Zukunft liegt. Gelb sind diejenigen, die am aktuellen Tag erledigt werden müssen und die Roten sind solche, die eigentlich bereits hätten erledigt werden sollen.

Wenn Sie den Status einer Pendenz anpassen möchten, klicken Sie bitte auf das Bearbeiten-Symbol bei der entsprechenden Pendenz und ändern Sie den Status. Falls Sie den Status auf erledigt oder geschlossen setzten möchten, öffnet sich oberhalb der Statuswahl ein Fenster mit dem Titel Vermerk. In dieses Feld müssen Sie zwingendermassen einen Kommentar eintragen. Wenn Sie "erledigt" oder "geschlossen" ausgewählt und gespeichert haben, verschwindet die Pendenz automatisch aus der Pendenzenliste.

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