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Vorbereitende Massnahmen

Während des Geschäftsjahres werden Rechnungen an verschiedene Stellen und für unterschiedliche Dienstleistungen versandt. Damit OdAOrg die Rechnungen richtig zuweisen kann, müssen vor der eigentlichen Rechnungserstellung einige vorbereitende Arbeiten erledigt werden.

Rechnungsartikel erfassen

Ein Rechnungsartikel bestimmt, welches Fibu-Konto, respektive welche Fibu-Kostenstelle belastet werden soll. Damit eine Abrechnung getätigt werden kann, muss der zu verrechnende Artikel in OdAOrg unter den Rechnungsartikeln definiert sein.

Um einen neuen Rechnungsartikel zu erfassen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt “Stammdaten“ und anschliessend “Rechnungsartikel“. Um einen neuen Artikel anzulegen, klicken Sie bitte auf den Button “Neuer Eintrag“.

Das Feld Artikelnummer und Artikel hat keine Verknüpfung zum Buchhaltungssystem. Diese Felder zeigen einem/r Nutzer/in lediglich auf, um welchen Artikel es sich handelt.

Für die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware (Abacus, Sage50, etc.) sind die Felder Fibu-Konto, Fibu-Kostenstelle und Mehrwertssteuer-Code relevant. Bitte beachten Sie, dass die eingegebenen Daten in den Feldern Fibu-Konto und Fibu-Kostenstelle bei Ihrer Buchhaltungssoftware auch tatsächlich vorhanden sein müssen. Nur so ist der automatische Transfer möglich.

Kurskosten festlegen

Damit OdAOrg weiss, welcher Betrag für einen Kurs in Rechnung gestellt werden soll, muss der Preis des entsprechenden Kurses vorgängig bestimmt werden.

Um den Preis eines Kurses festzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt “Stammdaten“ und anschliessend “Kursverwaltung“. Klicken Sie beim gewünschten Bildungsgang auf den Link “Kursvorlagen“.

Klicken Sie in der nun erscheinenden Ansicht, beim gewünschten Kurs, auf das Bearbeiten-Symbol .

Im untersten Teil der Ansicht können Sie den Preis und den Preis für Mitglieder festlegen.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass beide Felder zwingend einen Preis enthalten müssen. Sollte der Preis für Mitglieder und Nichtmitglieder identisch sein, so muss derselbe Zahlenwert zweimal eingetragen werden. Weiter ist zu berücksichtigen, dass es sich bei den Preisen um Tagespreise handelt.

Die Bestimmung der Kostenart ist nur für diejenigen Kurse relevant, die später im Internet ausgeschrieben werden. Für die herkömmliche ÜK-Kursabrechnung ist die Angabe unbedeutend.

Um den Vorgang abzuschliessen, klicken Sie bitte auf den Button “Speichern“ .

Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, gelangen Sie automatisch auf eine Ansicht, die Ihnen alle Gruppen auflistet, die einen solchen Kurs theoretisch machen könnten. Diese Ansicht ist für die Erfassung der Kurspreise nicht relevant und kann mit einem Klick auf den Button “Abbrechen“ beendet werden.

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